Pengertian peralatan kantor
peralatan kantor dapat didefinisikan sebagai barang-barang yang dapat dalam jangka waktu yang relative lama (leih dari satu tahun) dan mengalami penyusutan. Peralatan sangat identik dengan benda benda yang besar dan berat memerlukan perawatan yang khusus serta berharga mahal, namun secara umum harga-harga peralatan kantor memang mahal.
Setiap kantor memiliki peralatan kantor yang berbeda disesuaikan dengan jenis usaha masing-masing meskipun ada beberapa peralatan kantor yang harus mutlak dimiliki oleh perkamtoran. Beberapa contoh peralatan perkantoran yang harus dimiliki perkantoran diantaranya meja, kursi, lemari arsip, komputer, mesin printer, mesin tik dan lain-lain, Sedangkan beberapa peralatan kantor yang tidak mutlak dimiliki tetapi sangat diperlukan diantaranya mesin fotokopi, scanner dan lain-lain.
Dalam kegiatan Kearsipan, terdapat banyak istilah dan alat-alat yang digunakan untuk mengarsip. Kebanyakan dari nama tersebut masih asing bagi orang-orang yang awam tentang dunia kearsipan. Bagi kamu yang sekarang sedang mengambil jurusan Administrasi Perkantoran, di bawah ini kami berikan penjelasan tentang istilah dan nama alat-alat kearsipan.
1. Alat sortir
Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder.
2. Caption
Suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasikan dokumen/arsip untuk tujuan penyimpanan (filing).
3. Cardex
Alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu index.
4. Duplikasi
Salinan atau tembusan (surat) yang serupa benar (mirip) dengan arsip aslinya.
5. Filing cabinet
Lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci atau lebih.
6. Financial record
Arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan.
7. Folder
Map yang tidak dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.
8. Guide
Lembaran kertas tebal atau karton manila yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah antara jenis subjek/klasifikasi dalam penyimpanan arsip.
9 Hanging folder
Folder yang mempunyai besi penggantung. Fungsi besi penggantung ini adalah untuk dipasang pada gawang/pengait yang ada di dalam filing cabinet.
10. Inventory record
Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris.
11. Kartu indeks
Kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan.
12. Map snelhecter
Map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Arsip yang akan disimpan di dalam map snelhecter terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
13. Numerator
Alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen (cap nomor).
14. Ordner
Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
15. Out slip
Lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.
16. Out folder
Satu map pengganti untuk ditempatkan di tempat map yang telah dipinjam.
17. Perforator
Alat untuk melubangi kertas/kartu.
18. Personal record
Arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.
19. Production record
Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi.
20. Rotary
Alat semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsipnya dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat, dari logam atau besi, dan arsip disimpan pada alat ini secara lateral.
21. Sales record
Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan.
22. Standarisasi
Penyesuaian bentuk (ukuran, kualitas) dengan pedoman/standar yang telah ditetapkan.
Map yang memiliki daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh.
23. Tickler file
Alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip atau kartu-kaartu lain yang memiliki jatuh tempo.
24. Microfilm
Microfilm Adalah suatu alat untuk memproses fotografi, dimanaa arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan .
25. Komputer
PC_Specialist_Vanquish_HD-660Adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaansecarasistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan da nmenampilkan keterangan bilamana diperlukan.
26. Flashdisk.
Sebuah media penyimpanan data portable yang dihubungkan port USB yang mampu menyimpan berbagai format data dan memiliki kapasitas penyimpanan yang cukup besar.
27. Label
Alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide.
28. Kotak/box
Kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.
29. Mesin Absensi
Mesin ini lebih baik dipergunakan pada suatu perusahaan dengan jumlah karyawan lebih dari 100 karyawan, karena akan memepermudah untuk mengetahui presensi karyawan.
30. Cash Box
Suatu kotak yang dipergunakan perusahaan untuk menyimpan uang, kotak ini disertai kunci ataupun kode supaya hanya orang tertentu yang bisa membuka sehingga dapat mengantisipasi pencurian.
31 Mesin penghitung uang
Mesin yang digunakan suatu perusahaan maupun bank untuk menghitung uang, alat ini dimaksudkan supaya lebih cepat dan labih teliti dalam menghitung uang sehingga memperkecil adanya kemungkinan salah hitung uang.
32. Mesin penghancur kertas
Merupakan alat yang digunakan untuk menghancurkan kertas yang sudah tidak dipergunakan lagi.
33. Roll O'Pack / Lemari Arsip
Lemari arsip dengan penggerak mekanik dan index sistem. Memudahkan dalam penyimpanan, pencarian dan penghematan ruang. Efektif digunakan untuk perusahaan yang memiliki arsip berjumlah sangat banyak
34. Kertas
Kertas adalah bahan yang tipis dan rata, yang dihasilkan dengan kompresi serat yang berasal daripulp. Serat yang digunakan biasanya adalah alami, dan mengandung selulosa dan hemiselulosa.
35. Pencil
Pencil merupakan alat tulis yang paling diketahui oleh setiap orang yang sudah bisa menulis. Karena sejak awal kita belajar menulis, pencillah alat tulis yang paling pertama diperkenalkan kepada kita. Alasan fleksibelnya (mudah digunakan dan dihapus) menjadikan pencil sebagai pilihan pertama.
36. Pulpen
Pulpen (dari bahasa Belanda: vulpen) adalah alat tulis berupa mata pena berujung tajam yang dilengkapi pegangan berisi kantong tinta yang bisa diisi kembali. Tinta berbasis air diisi melalui mata pena dengan mekanisme penyedot yang memasukkan tinta dari botol tinta ke dalam kamar tinta. Berbeda dengan bolpen, pulpen tidak perlu ditekan ketika menulis. Tinta mengalir dari kamar tinta ke mata pena dengan bantuan kapilaritas dan gravitasi.
37. Penjepit kertas
Penjepit kertas atau klip adalah alat untuk menyatukan dua lembar kertas atau lebih berdasarkan prinsip tekanan. Kertas yang dijepit dengan klip bisa mudah dilepas lagi. Penggunaan klip lebih praktis dari pada menggunaka lem atau stapler.
38. Tinta printer
Jenis tinta yang digunakan untuk mesin printer. Tinta printer ada berbagai macam warna. Dan yang paling umum adalah warna hitam, kuning, merah dan biru.
39. Stop Map
Stopmap juga biasa disebut dengan sebutan Map saja atau folder dalam bahasa inggris. Stopmap adalah kertas tempat menyimpan atau menaruh suatu dokumen yang sudah di spesifikasikan. Sehingga saat dokumen itu diperlukan, file yang terdiri dari beberapa kertas kecil atau pun besar tidak hilang tercecer. Dan stopmap adalag alat yang sangat membantu mengorganisir kertas dokumen.
40. Kalender
Adalah sebuah sistem untuk memberi nama pada sebuah periode waktu (seperti hari sebagai contohnya). Nama-nama ini dikenal sebagai tanggal kalender. Tanggal ini bisa didasarkan dari gerakan-gerakan benda angkasa seperti matahari dan bulan. Kalender juga dapat mengacu kepada alat yang mengilustrasikan sistem tersebut (sebagai contoh, sebuah kalender dinding).
41. Penggaris
Penggaris adalah sebuah alat pengukur dan alat bantu gambar untuk menggambar garis lurus. Terdapat berbagai macam penggaris, dari mulai yang lurus sampai yang berbentuk segitiga (biasanya segitiga siku-siku sama kaki dan segitiga siku-siku 30°–60°). Penggaris dapat terbuat dariplastik, logam, berbentuk pita dan sebagainya. Juga terdapat penggaris yang dapat dilipat.
42. Stapler
Stapler atau pengokot (bahasa Inggris: stapler) adalah alat untuk menyatukan sejumlah kertasdengan cara memasukkan kokot (staple) berbentuk huruf "U" yang terlipat di bagian bawah kertas bila panjang kedua ujung kokot melebihi tebal kertas.